Przed przeniesieniem Płatnika lub dodaniem kolejnego stanowiska ustal typ bazy. Plik Access i baza SQL Server wymagają innych sposobów robienia kopii, nadawania dostępu i diagnozowania awarii. Jeśli masz jedno stanowisko, Access może wystarczyć; przy kilku trzeba zaplanować wspólną pracę i administrację.

Przed rozpoczęciem

Zanim porównasz oba warianty, ustal:

  • ile osób korzysta z jednej bazy,
  • gdzie są dziś przechowywane dane,
  • kto administruje hasłami i kopiami zapasowymi,
  • czy problem dotyczy pojedynczego komputera czy całego środowiska,
  • czy firmie zależy na prostocie, czy na większej kontroli nad bazą.

Na stronie wymagań dla wersji 10.02.002 ZUS wymienia zarówno silnik MS Jet 4.0 używany przy bazie Access, jak i kilka wspieranych wersji SQL Server oraz SQL Server Express. ZUS przewiduje więc oba typy bazy, choć pasują one do różnych sposobów pracy.

Porównanie baz

Kiedy Access bywa wystarczający

Access ma sens wtedy, gdy środowisko jest małe, proste i dobrze kontrolowane. Typowe cechy takiej instalacji:

  • jedno stanowisko albo niewielka liczba użytkowników,
  • lokalna praca bez złożonej administracji serwerem,
  • potrzeba możliwie prostego uruchomienia,
  • mały zespół i przewidywalne obciążenie.

Zaletą Access jest prostota. Łatwiej ustalić, gdzie jest baza, i skopiować jej plik, o ile program jest zamknięty. Brak wiedzy o lokalizacji pliku, chaotyczne kopiowanie albo praca wielu osób na jednym pliku szybko prowadzą jednak do problemów.

Kiedy SQL Server jest rozsądniejszy

SQL Server lepiej pasuje do środowisk, w których:

  • z jednej bazy korzysta kilka stanowisk,
  • potrzebna jest kontrola usług, kont i backupów,
  • dane mają być utrzymywane w sposób bardziej serwerowy,
  • firma ma kogoś, kto potrafi utrzymać instancję SQL.

SQL Server daje bardziej przewidywalną pracę na kilku stanowiskach i lepszy sposób robienia kopii. Wymaga za to pilnowania instancji, usług, logowania, firewalli i dokumentacji dostępu.

Jak rozpoznać, co jest ważniejsze w Twoim przypadku

Zadaj sobie trzy pytania:

  1. Czy w razie awarii musisz szybko odtworzyć środowisko na innym stanowisku?
  2. Czy jedna osoba administruje wszystkim, czy wiele osób potrzebuje dostępu?
  3. Czy ktoś w firmie potrafi utrzymywać SQL Server bez improwizacji?

Jeżeli najważniejsza jest prostota i masz małe środowisko z jednym stanowiskiem, Access może nadal wystarczyć. Jeżeli ważniejsza jest kontrola, przewidywalny sposób robienia kopii i praca kilku osób, SQL Server zwykle daje lepsze podstawy.

Co wybór bazy zmienia w praktyce

Najważniejsze różnice w codziennej administracji:

  • kopia Access zwykle oznacza bezpieczne skopiowanie pliku bazy po zamknięciu programu,
  • kopię SQL Server wykonuje się narzędziami SQL,
  • przy przenoszeniu Access potrzebujesz pliku bazy i jego hasła; przy SQL Server także danych o instancji i kontach,
  • jeśli zapomniano hasła bazy Access, poradnik PPass opisuje możliwość jego odczytu w uprawnionej instalacji. Hasła SQL Server są osobnym zagadnieniem.

Jeżeli chcesz wdrożyć albo utrzymywać SQL Server, przejdź do poradnika Instalacja Programu Płatnik z bazą SQL Server. Jeżeli zależy Ci głównie na bezpieczeństwie danych przed zmianą środowiska, zacznij od kopii zapasowej bazy Płatnika.

Najczęstsze błędy

Przed zmianą typu bazy unikaj tych błędów:

  • mieszanie pojęć “typ bazy” i “miejsce instalacji programu”,
  • założenie, że kilka osób może bezpiecznie pracować na dowolnej konfiguracji Access,
  • brak dokumentacji haseł i uprawnień,
  • mylenie kopii katalogu programu z kopią danych,
  • zmiana typu bazy bez planu migracji i testu odtworzenia.

Aktualność i weryfikacja

Przed migracją sprawdź oficjalne wymagania ZUS dla używanej wersji, dokumentację administratora i możliwość odtworzenia kopii.

Sprawdzaj: