Przed naprawą Płatnika nie wystarczy wiedzieć, gdzie jest skrót na pulpicie. Trzeba umieć wskazać bazę danych, typ bazy, sposób logowania, ustawienia przekazu elektronicznego, certyfikaty i ostatnią kopię zapasową. Bez tej dokumentacji prosta aktualizacja albo migracja komputera łatwo zamienia się w odtwarzanie środowiska z pamięci.

Dla kogo jest ten poradnik

To materiał dla administratorów i właścicieli własnych instalacji Płatnika, którzy chcą przygotować środowisko przed aktualizacją, przeniesieniem programu, reinstalacją Windows albo naprawą błędu. Nie jest to instrukcja ręcznej edycji plików programu. Celem jest spisanie informacji, które pozwalają bezpiecznie odtworzyć konfigurację.

Jeżeli chcesz wykonać backup, zacznij od poradnika jak wykonać kopię zapasową bazy Płatnika. Jeżeli przenosisz program, zobacz jak przenieść Płatnika na nowy komputer.

Przed rozpoczęciem

Przygotuj:

  • dostęp do Płatnika na działającym stanowisku,
  • konto administracyjne Windows,
  • wiedzę, czy baza jest Access czy SQL Server,
  • miejsce na zapisanie notatki administracyjnej,
  • ostatni backup bazy,
  • listę osób, które używają programu.

Nie edytuj ręcznie plików programu ani bazy tylko dlatego, że znalazłeś je na dysku. Najpierw dokumentuj, potem wykonuj backup, a dopiero na końcu zmieniaj środowisko.

Co trzeba udokumentować

1. Typ i lokalizację bazy

Najważniejsza informacja to nie katalog instalacji programu, tylko baza danych. W Płatniku możesz spotkać bazę Access albo SQL Server. ZUS w wymaganiach dla wersji 10.02.002 wymienia zarówno MS Jet używany przy Access, jak i obsługiwane wersje SQL Server oraz SQL Server Express.

Zapisz:

  • typ bazy: Access albo SQL Server,
  • lokalizację pliku bazy albo nazwę instancji SQL,
  • nazwę aktywnej bazy,
  • sposób logowania,
  • osobę, która zna hasło albo ma uprawnienia administracyjne,
  • datę ostatniego sprawdzonego backupu.

Jeżeli nie wiesz, czy środowisko korzysta z Access czy SQL, przeczytaj Baza Access czy SQL Server w Płatniku.

2. Wersję programu i metrykę

Przy każdej naprawie zapisz:

  • wersję programu,
  • numer albo datę metryki,
  • datę ostatniej aktualizacji,
  • czy po aktualizacji była wymagana konwersja bazy,
  • czy problem zaczął się przed czy po aktualizacji.

ZUS opisuje sytuację, w której po aktualizacji program może wymagać konwersji bazy. W takim scenariuszu szczególnie ważne jest, żeby znać hasło i lokalizację bazy oraz zamknąć program na pozostałych stanowiskach.

Do zapisu wersji użyj poradnika jak sprawdzić wersję programu Płatnik i metrykę.

3. Konfigurację przekazu elektronicznego

Przy problemach z wysyłką dokumentów albo pobieraniem danych zapisz:

  • metodę przekazu,
  • adres serwera używany do wymiany danych,
  • informację, czy środowisko używa automatycznej komunikacji,
  • stan certyfikatu ZUS,
  • typ podpisu kwalifikowanego użytkownika,
  • czy w firmie działa proxy albo dodatkowy firewall.

Nie zmieniaj adresu przekazu bez notatki, jaki był wcześniej. Jeżeli po zmianie problem się pogłębi, możliwość cofnięcia ustawień jest często ważniejsza niż sama próba naprawy.

4. Konta i role administracyjne

Zapisz, kto może:

  • uruchamiać Płatnika jako administrator,
  • wykonywać backup bazy,
  • konwertować bazę po aktualizacji,
  • zmieniać konfigurację SQL Server,
  • aktualizować certyfikat ZUS,
  • odtwarzać środowisko po awarii.

Nie przechowuj haseł w zwykłym pliku tekstowym obok instalatora. Celem dokumentacji jest wiedza, kto odpowiada za dostęp, a nie tworzenie niekontrolowanej listy sekretów.

Czego nie edytować “na próbę”

Unikaj ręcznej edycji:

  • plików bazy bez sprawdzonego backupu,
  • plików programu w katalogu instalacji,
  • ustawień SQL Server bez wiedzy, kto korzysta z bazy,
  • certyfikatów i adresów przekazu bez zapisania stanu początkowego,
  • plików skopiowanych ze starego komputera bez kontroli wersji programu.

Jeżeli nie wiesz, do czego służy dany plik, nie zakładaj, że jego usunięcie “odświeży” program. W Płatniku problem często leży w relacji między programem, bazą, certyfikatami i profilem użytkownika, a nie w jednym oczywistym pliku.

Minimalna notatka administracyjna

Przygotuj prostą notatkę:

Program Płatnik:
- wersja:
- metryka:
- typ bazy:
- lokalizacja pliku bazy albo nazwa instancji SQL:
- ostatni backup:
- administrator Płatnika:
- administrator Windows/SQL:
- metoda przekazu elektronicznego:
- certyfikat ZUS sprawdzony dnia:
- stanowiska korzystające z tej bazy:
- ostatnia większa zmiana:

Taka notatka powinna być aktualizowana po migracji, konwersji bazy, zmianie hasła administracyjnego, zmianie serwera SQL i większej aktualizacji programu.

Najczęstsze błędy

Najczęstszy błąd to backup katalogu programu zamiast backupu bazy. Drugi to przeniesienie samego instalatora na nowy komputer bez informacji o bazie, haśle i konfiguracji przekazu.

Uważaj także na:

  • przechowywanie jedynej kopii notatki na komputerze, który ma być reinstalowany,
  • brak wiedzy, kto zna hasło do bazy,
  • mieszanie ustawień starego i nowego stanowiska,
  • zmiany w SQL Server bez zapisania nazwy instancji,
  • naprawę wysyłki dokumentów bez sprawdzenia certyfikatu ZUS,
  • konwersję bazy przy pracujących użytkownikach.

Jeżeli przygotowujesz reinstalację Windows, użyj checklisty co zrobić z Płatnikiem przed reinstalacją systemu.

Aktualność i weryfikacja

Ten poradnik opiera się na oficjalnej stronie pobierania Płatnika, wymaganiach ZUS dla wersji 10.02.002 oraz instrukcji ZUS dotyczącej konwersji bazy po aktualizacji. Najważniejsza zasada jest stała: zanim zmienisz pliki albo konfigurację, ustal typ bazy, lokalizację danych, hasła administracyjne i backup.

Sprawdzaj: